Instruktaż BHP: jak legalnie potwierdzić elektronicznie (od 12.12.2025) i nie polec przy kontroli?
Od 12 grudnia 2025 r. instruktaż ogólny i stanowiskowy BHP można potwierdzić w postaci elektronicznej. Warunek jest prosty: musisz mieć adnotację w karcie szkolenia wstępnego, dołączyć elektroniczne potwierdzenie (lub odwzorowanie) i przechowywać komplet w aktach osobowych. Poniżej masz instrukcję krok po kroku zgodną z przepisami i komunikatami PIP.
Najważniejsze w 30 sekund:
- Elektroniczne potwierdzenie jest możliwe od 12.12.2025.
- W karcie szkolenia wstępnego robisz adnotację zamiast podpisu.
- Do karty dołączasz dokument elektroniczny (albo odwzorowanie), a całość trafia do akt osobowych.
Spis treści
Co się zmieniło od 12.12.2025 (w jednym zdaniu)
Od 12.12.2025 pracownik może potwierdzić odbycie instruktażu (ogólnego i stanowiskowego), a kierownik komórki organizacyjnej może potwierdzić przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenie do pracy – papierowo albo elektronicznie.
Podstawa prawna – konkret
Zmianę wprowadziło rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP (Dz.U. 2025 poz. 1640). W § 12 dodano możliwość potwierdzenia w postaci papierowej lub elektronicznej oraz doprecyzowano, co pracodawca musi zrobić, gdy wybiera wersję elektroniczną.
Jakie są 3 warunki, żeby elektroniczne potwierdzenie było „bezpieczne”
1) Musisz mieć adnotację w karcie szkolenia wstępnego
Jeżeli potwierdzenie jest elektroniczne, pracodawca ma obowiązek zrobić odpowiednią adnotację w karcie szkolenia wstępnego w miejscu przeznaczonym na podpis.
2) Musisz dołączyć elektroniczne potwierdzenie (albo jego odwzorowanie)
Do karty pracodawca dołącza dokument/dokumenty w postaci elektronicznej zawierające potwierdzenie albo ich odwzorowanie (np. zapis z systemu kadrowego, wiadomość e-mail w PDF, log z platformy HR).
3) Całość trafia do akt osobowych
Karta szkolenia wstępnego wraz z dołączonym dokumentem/dokumentami (albo odwzorowaniem) przechowywana jest w aktach osobowych pracownika.
Najczęstsze pytanie: czy to musi być kwalifikowany podpis elektroniczny?
Nie. PIP wyjaśnia, że przepisy mówią o „postaci elektronicznej”, a nie o „formie elektronicznej” wymagającej kwalifikowanego podpisu. W praktyce może to być m.in. wiadomość e-mail, która pozwala zidentyfikować osobę potwierdzającą.
Wdrożenie w firmie – prosty proces krok po kroku
Krok 1: Ustal, gdzie będzie „źródło potwierdzenia”
- e-mail (z firmowej skrzynki pracownika/kierownika),
- system BHP/HR (workflow „potwierdzam instruktaż”),
- platforma e-learningowa (jeśli tak organizujesz część procesu).
Krok 2: Ustal minimalną treść potwierdzenia
- imię i nazwisko pracownika,
- data instruktażu ogólnego i stanowiskowego,
- stanowisko / komórka organizacyjna,
- oświadczenie „potwierdzam odbycie instruktażu…”,
- dla kierownika: „potwierdzam przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenie do pracy…”,
- identyfikacja nadawcy (np. firmowy e-mail lub login w systemie).
Krok 3: Zrób adnotację w karcie szkolenia wstępnego
W miejscu podpisu wpisz np.: „Potwierdzenie odbycia instruktażu w postaci elektronicznej – dokument dołączono do akt”.
Krok 4: Dołącz dokument elektroniczny (lub odwzorowanie) do karty
Najprościej: eksport e-maila do PDF / eksport potwierdzenia z systemu i przypięcie do teczki (e-teczki) pracownika.
Krok 5: Sprawdź spójność: dokumenty vs praktyka
Przy kontroli PIP inspektor porównuje dokumenty z rzeczywistością. Jeśli „instruktaż” jest tylko kliknięciem, a nikt nie pokazuje realnie stanowiska – to ryzyko niezależne od postaci potwierdzenia.
Najczęstsze błędy
- Brak adnotacji w karcie szkolenia wstępnego (jest tylko e-mail).
- Brak dołączonego dokumentu – firma „ma to gdzieś w skrzynce”.
- Potwierdzenie bez danych: brak stanowiska, brak daty instruktażu stanowiskowego.
- Ogólne „potwierdzam szkolenie BHP” bez rozróżnienia na instruktaż ogólny/stanowiskowy.
Najczęściej zadawane pytania
Czy mogę potwierdzić instruktaż BHP e-mailem?
Tak, przepisy dopuszczają postać elektroniczną, a PIP wskazuje, że nie wymaga to kwalifikowanego podpisu. Pamiętaj o: adnotacji w karcie + dołączeniu potwierdzenia + przechowywaniu w aktach.
Czy dotyczy to instruktażu stanowiskowego i dopuszczenia do pracy?
Tak, obejmuje również potwierdzenie przeprowadzenia instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenie do pracy przez kierownika.
Gdzie przechowywać dokumenty?
W aktach osobowych pracownika – razem z kartą szkolenia wstępnego i załączonym potwierdzeniem (lub odwzorowaniem).
Jak Agenda BHP może pomóc
Zacznijmy od przeprowadzenia audytu bhp i aktualnych procedur. Następnie przejdźmy do opracowania lub aktualizacji Twoich procedur bhp, tak aby przyspieszyć Twoją pracę pamiętając o zgodności z przepisami.
Działamy w Warszawie, Krakowie i okolicach oraz online dla firm z całej Polski.
Zobacz też
Szkolenie wstępne BHP – co to jest?
Kontrola PIP w obszarze BHP – jak się przygotować
Podstawa prawna
Rozporządzenie MRPiPS z 24.11.2025 zmieniające rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP (Dz.U. 2025 poz. 1640): tekst ogłoszony (PDF)
