Jak wygląda krok po kroku i jak przygotować na kontrolę PIP firmę w Warszawie i Krakowie
Wizyta inspektora Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) to moment, w którym cała dokumentacja BHP, szkolenia, ocena ryzyka i „realne życie” w firmie zostają zweryfikowane w praktyce.
Nie ma znaczenia, czy prowadzisz biuro IT na warszawskim Mokotowie, magazyn pod Pruszkowem czy firmę usługową w Krakowie – procedura kontroli PIP i wymagania BHP są takie same, bo wynikają bezpośrednio z Kodeksu pracy i ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy.
Poniżej masz praktyczny przewodnik na podstawie obowiązujących przepisów i oficjalnych materiałów PIP, tak, żebyś dokładnie wiedział/a, co inspektor może zrobić, co sprawdzi i jak się do tego przygotować.
Podstawa prawna – skąd biorą się uprawnienia PIP
Ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy
Zakres kontroli i uprawnienia inspektorów określa ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1712).
Najważniejsze fakty:
art. 21-22 – opisują cel i przebieg postępowania kontrolnego: ustalenie stanu faktycznego w zakresie przestrzegania prawa pracy (w tym BHP) oraz jego udokumentowanie;
art. 23 – zawiera katalog uprawnień inspektora (wstęp na teren zakładu, żądanie dokumentów, przesłuchiwanie pracowników, wydawanie nakazów, wstrzymanie pracy itp.).
Inspektor działa w ramach właściwości terytorialnej Okręgowego Inspektoratu Pracy np. w Warszawie albo w Krakowie – ale podstawa prawna jest ta sama w całej Polsce.
Kodeks pracy – odpowiedzialność za BHP
Dla kontroli w obszarze BHP kluczowy jest Dział X Kodeksu pracy – Bezpieczeństwo i higiena pracy.
Szczególnie:
art. 207 KP – pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan BHP w zakładzie; koszty zapewnienia BHP nie mogą obciążać pracowników;
art. 207¹ KP – obowiązek informowania pracowników o zagrożeniach, zasadach ochrony i działaniach w razie awarii;
art. 226 KP – obowiązek oceny i dokumentowania ryzyka zawodowego oraz informowania o nim pracowników;
art. 283 KP – sankcje za naruszenia przepisów BHP (grzywna dla osób odpowiedzialnych za BHP).
Wniosek: PIP nie „wymyśla” wymagań – inspektor sprawdza, czy w praktyce realizujesz to, co już dawno zapisano w Kodeksie pracy i rozporządzeniach BHP.
Kiedy możesz spodziewać się kontroli PIP
Kontrole PIP mogą być:
- Planowe – wynikają z rocznego programu działania PIP (priorytety na 2024-2025 obejmują m.in. transport, magazyny, budownictwo, BHP przy pracy zdalnej, zatrudnianie cudzoziemców).
-
Na skargę pracownika / zleceniobiorcy – jeśli ktoś zgłosi naruszenia prawa pracy lub BHP; inspektor może wtedy wejść bez uprzedzenia.
-
Po wypadku przy pracy / wypadku śmiertelnym, ciężkim, zbiorowym – w celu ustalenia przyczyn, oceny działań pracodawcy i ewentualnych naruszeń.
W praktyce w Warszawie i Krakowie dominują kontrole:
– w magazynach e-commerce i logistyce,
– na budowach,
– w firmach, gdzie występuje praca zdalna/hybrydowa,
– w biurach i centrach usług (szczególnie w kontekście czasu pracy, wynagrodzeń i BHP stanowisk komputerowych).
Jak wygląda kontrola PIP krok po kroku
Oficjalny „Niezbędnik pracodawcy” PIP bardzo klarownie opisuje przebieg typowej kontroli.
Wejście do zakładu
Co do zasady:
– inspektor okazuje legitymację służbową i upoważnienie do kontroli (podaje podstawę prawną, zakres i czas trwania kontroli);
– w sytuacjach nagłych (np. bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia pracowników) może rozpocząć kontrolę tylko na podstawie legitymacji, a upoważnienie dostarczyć w ciągu 7 dni.
Kontrole mogą odbywać się bez wcześniejszego uprzedzenia, również poza stałymi godzinami pracy zakładu.
Czynności na miejscu
W trakcie kontroli inspektor ma prawo m.in.:
– swobodnie wejść do wszystkich pomieszczeń, gdzie wykonywana jest praca,
– oglądać stanowiska pracy, maszyny, urządzenia, drogi ewakuacyjne, magazyny;
– żądać okazania: dokumentów BHP (ocena ryzyka, instrukcje, protokoły powypadkowe, pomiary czynników szkodliwych) oraz dokumentacji pracowniczej (umowy, ewidencja czasu pracy, listy płac, zaświadczenia lekarskie, szkolenia),
– przesłuchiwać pracowników – również bez obecności pracodawcy, jeśli uzna to za konieczne;
– utrwalać ustalenia (notatki, zdjęcia – z poszanowaniem przepisów o ochronie danych).
Po zakończeniu kontroli
Po przeprowadzeniu czynności inspektor:
– sporządza protokół kontroli (opisuje stan faktyczny, naruszenia i podstawy prawne);
– przekazuje go pracodawcy (masz prawo zgłosić zastrzeżenia);
– może wydać:
nakaz – decyzję administracyjną nakazującą usunięcie naruszeń w określonym terminie albo natychmiastowe wstrzymanie pracy (np. niebezpiecznej maszyny),
wystąpienie – wnioski i zalecenia niewiążące, ale ważne z punktu widzenia odpowiedzialności pracodawcy,
mandat karny lub złożyć wniosek o ukaranie do sądu (np. za poważne naruszenia BHP).
Pracodawca ma obowiązek poinformować PIP na piśmie o wykonaniu nakazów – w terminach wskazanych w decyzji.
Co inspektor PIP sprawdza w obszarze BHP
PIP w swoich materiałach dla pracodawców wskazuje, że typowa kontrola obejmuje m.in.:
-
Organizacja BHP i podstawowe obowiązki pracodawcy
– czy pracodawca wyznaczył służbę BHP (własną lub zewnętrzną),
– czy są prowadzone konsultacje w zakresie BHP (ze związkami, przedstawicielami pracowników, SIP). -
Ocena ryzyka zawodowego
– czy została opracowana dla wszystkich stanowisk pracy,
– czy jest aktualna (uwzględnia zmiany technologii, organizacji, prace zdalne, nowe przepisy),
– czy pracownicy zostali poinformowani o ryzyku. -
Szkolenia BHP
– czy każdy pracownik przed dopuszczeniem do pracy odbył szkolenie wstępne,
– czy szkolenia okresowe są realizowane w terminach i udokumentowane (program, lista obecności, egzaminy, zaświadczenia). -
Badania profilaktyczne
– czy wszyscy mają aktualne badania wstępne, okresowe, kontrolne;
– czy skierowania na badania zawierają rzeczywiste czynniki szkodliwe i warunki pracy. -
Środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze
– czy są przydzielane zgodnie z tabelą norm,
– czy pracownicy są przeszkoleni w ich stosowaniu. -
Warunki pracy na stanowiskach
– oświetlenie, mikroklimat, hałas, czynniki chemiczne i pyły,
– organizacja pracy, drogi ewakuacyjne, stan maszyn i urządzeń,
– w biurach dostosowanie stanowisk komputerowych do rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (po nowelizacji z 2023 r.). -
Wypadki przy pracy
– czy są prowadzone rejestry,
– czy postępowania powypadkowe są prowadzone zgodnie z przepisami,
– czy wdrażane są wnioski profilaktyczne.
Uprawnienia inspektora PIP – co może, a czego nie
Ustawa o PIP wymienia bardzo szeroką listę uprawnień inspektora. Najważniejsze w praktyce BHP to:
Wstęp na teren zakładu pracy o każdej porze dnia i nocy, bez konieczności wcześniejszego zawiadomienia;
wgląd w dokumenty – w tym akta osobowe, dokumentację płacową, regulaminy, ocenę ryzyka, protokoły z pomiarów, dokumentację powypadkową;
żądanie ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracodawcy, kadry kierowniczej, pracowników;
przesłuchiwanie pracowników – również bez udziału pracodawcy;
wydawanie nakazów usunięcia naruszeń, wstrzymania pracy maszyny, nakazu niezwłocznego odsunięcia pracownika od pracy, jeśli jego stan stwarza zagrożenie;
nakładanie mandatów karnych i kierowanie wniosków do sądu.
Jednocześnie inspektor ma obowiązek przestrzegania przepisów BHP, PPOŻ oraz ochrony informacji (w tym danych osobowych i tajemnic przedsiębiorstwa).
Konsekwencje naruszeń – od nakazu do odpowiedzialności karnej
Nakazy i wystąpienia
Jeśli inspektor stwierdzi naruszenia przepisów BHP, może wydać:
Nakaz – administracyjną decyzję nakazującą usunięcie naruszeń (z terminem) lub np. natychmiastowe wstrzymanie eksploatacji maszyny;
wystąpienie – z wnioskami pokontrolnymi; nie ma charakteru decyzji, ale brak reakcji bywa później argumentem przy kolejnych kontrolach lub postępowaniach.
Pracodawca musi poinformować na piśmie o wykonaniu nakazu/wystąpienia – wraz z terminem.
Mandaty i wniosek o ukaranie
Za wykroczenia przeciwko prawom pracownika i przepisom BHP inspektor może:
– nałożyć mandat karny – od 1 000 do 2 000 zł, a w szczególnych przypadkach do 5 000 zł (w przypadku recydywy w ciągu 2 lat);
– skierować wniosek o ukaranie do sądu; sąd może wymierzyć grzywnę z art. 283 KP w wysokości do 30 000 zł.
Odpowiedzialność ponosi nie tylko sam pracodawca jako podmiot, ale również osoby kierujące pracownikami, jeżeli to na nich faktycznie spoczywa obowiązek zapewnienia BHP.
Przy poważnych naruszeniach, które prowadzą do ciężkiego uszczerbku na zdrowiu lub śmierci pracownika, w grę może wchodzić także odpowiedzialność karna z Kodeksu karnego (np. art. 220 kk – narażenie pracownika na niebezpieczeństwo).
Jak realnie przygotować firmę w Warszawie / Krakowie do kontroli PIP (BHP)
Na podstawie oficjalnego „Niezbędnika pracodawcy” PIP, programu działań PIP na 2024–2025 oraz poradników dla pracodawców, można zbudować bardzo konkretną checklistę.
Dokumenty BHP
Sprawdź, czy masz i czy są aktualne:
⊗ Ocena ryzyka zawodowego – dla wszystkich stanowisk (biuro, magazyn, produkcja, praca zdalna/hybrydowa).
⊗ Instrukcje BHP – ogólne i stanowiskowe, powiązane z oceną ryzyka.
⊗ Regulaminy – pracy, wynagradzania, pracy zdalnej (jeśli dotyczy) – z wpisanymi elementami BHP (przerwy, zasady pracy przy monitorach, procedury wypadkowe).
⊗ Dokumentacja szkoleń BHP – wstępnych i okresowych (programy, karty szkolenia, egzaminy, zaświadczenia).
⊗ Dokumentacja badań profilaktycznych – skierowania z właściwie opisanymi czynnikami, orzeczenia lekarskie.
⊗ Rejestry: wypadków przy pracy, chorób zawodowych, środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze.
⊗ Protokoły pomiary czynników szkodliwych (hałas, zapylenie, oświetlenie itp.), jeśli są wymagane.
Stan faktyczny – biuro, magazyn, budowa
Inspektor nie patrzy tylko w papiery. Warto przejść zakład „oczami PIP”:
⊗ Stanowiska komputerowe – zgodnie z rozporządzeniem o monitorach ekranowych (wysokość monitora, krzesła, biurka, przerwy).
⊗ Magazyny / logistyka – drogi komunikacyjne, ruch wózków, składowanie, zabezpieczenia przed upadkiem z wysokości.
⊗ Budowy / prace szczególnie niebezpieczne – rusztowania, praca na wysokości, prace w wykopach, maszyny budowlane.
⊗ Drogi ewakuacyjne i PPOŻ – drożne wyjścia, oznakowanie, gaśnice, Instrukcja Bezpieczeństwa Pożarowego.
⊗ Środki ochrony indywidualnej – faktyczne używanie (nie tylko „wydane na papierze”).
Ludzie i komunikacja
PIP zwraca uwagę na to, czy system BHP działa w praktyce, nie tylko w dokumentach.
⊗ Pracownicy wiedzą, komu zgłaszać zagrożenia i wypadki.
⊗ Kadra kierownicza (brygadziści, kierownicy zmian, team leaderzy) rozumie swoje obowiązki w BHP.
⊗ Pracownicy potrafią powiedzieć, jakie ryzyka mają na stanowisku i jakie środki ochrony stosują.
⊗ Służba BHP (własna lub zewnętrzna) ma realny kontakt z zakładem – nie jest tylko „na papierze”.
Podsumowanie – kontrola PIP to egzamin z tego, co i tak musisz robić
Jeżeli:
– masz rzetelną ocenę ryzyka zawodowego,
– szkolisz ludzi terminowo i sensownie,
– dokumentacja BHP zgadza się z tym, co faktycznie dzieje się na hali, w biurze i przy pracy zdalnej,
-a ewentualne wypadki są uczciwie analizowane i wyciągasz z nich wnioski,
– to kontrola PIP niezależnie, czy w Warszawie, czy w Krakowie jest przede wszystkim formalnym potwierdzeniem, że Twój system BHP działa.
Jeśli natomiast masz świadomość braków (np. nieaktualna ocena ryzyka, „martwe” instrukcje, problemy z dokumentacją szkoleń), to najlepiej potraktować ten artykuł jako checklistę do własnego audytu wewnętrznego zanim zrobi go za Ciebie inspektor PIP.
Jak Agenda BHP może pomóc przygotować się do kontroli PIP
Możemy dla Ciebie:
– przeprowadzić audyt przedkontrolny BHP tak, jak robi to inspektor PIP, ale „bez ryzyka konsekwencji”,
– uporządkować dokumentację BHP (ocena ryzyka, szkolenia, badania, rejestry, wypadki),
– przygotować plan naprawczy z podziałem na: „natychmiast”, „w ciągu 3 miesięcy”, „do wdrożenia systemowo”,
– przeszkolić kadrę kierowniczą, jak zachować się i współpracować z inspektorem.
Umów bezpłatną konsultację BHP
Chcesz wiedzieć, jak Twoja firma wypadłaby dziś przy kontroli PIP i co trzeba poprawić, zanim inspektor zapuka do drzwi?
Przeglądamy dokumenty, zadajemy konkretne pytania, dajemy jasne priorytety działań.
Zobacz też
Stała obsługa BHP – outsourcing BHP dla firm
