Po wypadku przy pracy liczy się czas i porządek w dokumentach. Przepisy nakazują wprost: trzeba przeprowadzić postępowanie powypadkowe, a zespół powypadkowy powinien sporządzić protokół nie później niż w 14 dni od zawiadomienia o wypadku, a pracodawca ma 5 dni na zatwierdzenie protokołu. Do tego dochodzi obowiązek niezwłocznego zawiadomienia Państwowej Inspekcji Pracy i Prokuratury o wypadku śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym.
Najważniejsze w 30 sekund:
- Zabezpiecz miejsce i udziel pomocy – zanim zaczniesz „papierologię”.
- Wypadek ciężki/śmiertelny/zbiorowy: zawiadom PIP i Prokuraturę niezwłocznie.
- Protokół: do 14 dni. Zatwierdzenie przez pracodawcę: do 5 dni.
- Dokumentację powypadkową przechowujesz 10 lat.
Spis treści
Krok 1: pierwsza pomoc i zabezpieczenie miejsca
Najpierw działania praktyczne: udziel pomocy, wezwij służby, odizoluj zagrożenie. Miejsce wypadku zabezpiecz tak, aby nie dopuścić do kolejnych urazów i nie „zgubić” dowodów (układ narzędzi, ustawienia maszyny, stan zabezpieczeń).
Kiedy trzeba zawiadomić PIP
O śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym wypadku przy pracy (oraz o innym zdarzeniu, które może zostać uznane za wypadek, jeżeli wywołało takie skutki) należy zawiadomić PIP niezwłocznie.
Zespół powypadkowy i protokół: termin 14 dni
Zespół powypadkowy powinien sporządzić protokół powypadkowy nie później niż 14 dni od zawiadomienia o wypadku. W protokole wskazuje się, czy zdarzenie jest wypadkiem przy pracy oraz okoliczności i przyczyny.
Na co zwrócić uwagę w praktyce
- Opis „co się stało” musi wynikać z dowodów (oględziny, zeznania, dokumenty).
- Wnioski profilaktyczne powinny być konkretne (co zmieniamy i kto odpowiada).
- Jeżeli zdarzenie ujawnia braki – aktualizujesz też ocenę ryzyka zawodowego.
Zatwierdzenie protokołu: termin 5 dni
Po sporządzeniu protokołu pracodawca ma 5 dni na jego zatwierdzenie.
Jakie dokumenty zwykle dołącza się do dokumentacji powypadkowej
- protokół powypadkowy,
- wyjaśnienia poszkodowanego i świadków,
- dokumentacja z oględzin miejsca (np. notatka, zdjęcia),
- informacje o szkoleniach BHP i dopuszczeniu do pracy,
- orzeczenie z medycyny pracy (dopuszczenie do stanowiska),
- dokumenty dotyczące maszyny/urządzenia (instrukcje, przeglądy – jeśli dotyczy),
- wnioski profilaktyczne i potwierdzenia wdrożenia działań.
Przechowywanie dokumentacji: 10 lat
Protokół wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową pracodawca przechowuje 10 lat.
Najczęściej zadawane pytania
Ile czasu jest na protokół powypadkowy?
Zespół powypadkowy sporządza protokół nie później niż 14 dni od zawiadomienia o wypadku.
Ile czasu ma pracodawca na zatwierdzenie protokołu?
5 dni od sporządzenia protokołu.
Kiedy trzeba powiadomić PIP?
Jak Agenda BHP może pomóc
Po wypadku przy pracy kluczowe jest szybkie uporządkowanie działań, żeby ustalić przyczyny zdarzenia, wdrożyć korekty i ograniczyć ryzyko powtórki oraz problemów podczas ewentualnej kontroli. Agenda BHP może w tym pomóc, przeprowadzając dla Ciebie kompletne postępowanie powypadkowe, wspierając porządkowanie dokumentacji BHP oraz wykonując ocenę ryzyka zawodowego i aktualizacje po zdarzeniach, tak aby działania naprawcze były spójne, udokumentowane i dopasowane do realnych zagrożeń na stanowiskach pracy.
Działamy w Warszawie, Krakowie i okolicach oraz online dla firm z całej Polski.
