Służba BHP w firmie: od ilu pracowników jest obowiązkowa i kiedy można skorzystać ze specjalisty zewnętrznego?

Firma zatrudnia 12, 48, 100 albo 140 osób. Czy musi mieć etatowego specjalistę BHP? Odpowiedź zależy przede wszystkim od liczby pracowników, kwalifikacji osób wykonujących zadania służby BHP i tego, czy pracodawca może skorzystać z wyjątków przewidzianych w Kodeksie pracy. Istotne jest również to, że „obsługa BHP” i ustawowa „służba BHP” nie zawsze oznaczają ten sam model organizacyjny.

Poniżej wyjaśniamy zasady na podstawie art. 237¹¹ Kodeksu pracy oraz rozporządzenia o służbie BHP. Pokazujemy też, jak sprawdzić własną sytuację bez mylenia ustawowego obowiązku z ofertą outsourcingową.

Spis treści

• Czym jest służba BHP?
• Progi zatrudnienia: 10, 50, 100 i 600 osób
• Co z dokładnie 100 pracownikami?
• Kiedy pracodawca może wykonywać zadania sam?
• Specjalista zewnętrzny – kiedy i na jakich zasadach?
• Kwalifikacje i organizacja służby BHP
• Zadania, uprawnienia i odpowiedzialność
• Jak wybrać prawidłowy model – przykłady
• Checklista dla pracodawcy
• FAQ
• Jak Agenda BHP może pomóc
• Źródła

Czym jest służba BHP i dlaczego nie każda firma musi tworzyć odrębny dział?

Służba bezpieczeństwa i higieny pracy pełni u pracodawcy funkcje doradcze i kontrolne. Nie zastępuje kierowników w organizowaniu bezpiecznej pracy ani nie przejmuje odpowiedzialności pracodawcy. Ma rozpoznawać nieprawidłowości, przedstawiać zalecenia, uczestniczyć w ocenie ryzyka i wspierać systematyczną poprawę warunków pracy.

Rozporządzenie opisuje służbę BHP jako wyodrębnioną komórkę jednoosobową lub wieloosobową. W mniejszych zakładach Kodeks pracy dopuszcza jednak inny model: zadania służby wykonuje odpowiednio przygotowany pracownik zatrudniony także przy innej pracy, a w określonych okolicznościach specjalista zewnętrzny lub sam pracodawca.

Dlatego pytanie „czy potrzebuję behapowca?” jest za mało precyzyjne. Należy ustalić, kto w świetle przepisów może wykonywać zadania służby BHP i czy firma zapewniła faktyczne ich wykonywanie.

Progi zatrudnienia: 10, 50, 100 i 600 osób

W tabeli celowo rozróżniamy obowiązek utworzenia służby od powierzenia zadań. Samo zlecenie usług firmie zewnętrznej nie jest automatycznym zamiennikiem utworzenia służby tam, gdzie Kodeks pracy nakazuje ją utworzyć.

Co z dokładnie 100 pracownikami? Ważna rozbieżność w brzmieniu przepisów

Art. 237¹¹ § 1 Kodeksu pracy stanowi, że służbę BHP tworzy pracodawca zatrudniający więcej niż 100 pracowników; pracodawca zatrudniający do 100 pracowników powierza zadania służby na zasadach ustawowych. Natomiast § 1 ust. 3 rozporządzenia o służbie BHP posługuje się sformułowaniem „od 100 do 600 pracowników”.

W interpretowaniu progu trzeba uwzględnić różną rangę tych aktów: rozporządzenie nie może rozszerzyć obowiązku ustanowionego ustawą. Zatem nie należy bez dodatkowego wyjaśnienia twierdzić, że dokładnie przy setnym pracowniku powstaje ustawowy obowiązek utworzenia służby. To przykład, dlaczego warto czytać przepisy, a nie tylko tabele krążące w internecie.

Przy zatrudnieniu zbliżającym się do granicy 100 osób warto zawczasu przygotować rozwiązanie organizacyjne na wypadek jej przekroczenia. Liczbę zatrudnionych należy ustalać według zakresu pojęcia „pracowników”, nie utożsamiając automatycznie z każdą osobą świadczącą usługi na rzecz firmy.

Kiedy pracodawca może sam wykonywać zadania służby BHP?

Art. 237¹¹ § 1 Kodeksu pracy pozwala na takie rozwiązanie w dwóch sytuacjach. Po pierwsze, gdy pracodawca zatrudnia nie więcej niż 10 pracowników. Po drugie, gdy zatrudnia do 50 pracowników i należy do grupy działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka według przepisów o ubezpieczeniu wypadkowym.

W obu przypadkach warunkiem jest ukończenie szkolenia niezbędnego do wykonywania zadań służby BHP. Sam fakt prowadzenia małego przedsiębiorstwa nie daje prawa do pominięcia szkolenia ani wszystkich czynności związanych z BHP.

Przykład: pracodawca prowadzący niewielkie biuro i zatrudniający 8 pracowników może rozważyć wykonywanie zadań sam, po ukończeniu odpowiedniego szkolenia. Firma zatrudniająca 35 osób musi dodatkowo sprawdzić kategorię ryzyka właściwą dla swojej grupy działalności. Nie wystarczy stwierdzić, że „u nas jest bezpiecznie”.

Specjalista BHP spoza zakładu: kiedy jest dopuszczalny outsourcing?

Zgodnie z art. 237¹¹ § 2 Kodeksu pracy pracodawca może powierzyć wykonywanie zadań służby BHP specjalistom spoza zakładu pracy w przypadku braku kompetentnych pracowników. Przesłanka ta ma znaczenie: outsourcing nie jest w przepisie opisany jako dowolna, bezwarunkowa alternatywa dla każdej firmy.

W umowie z zewnętrznym specjalistą warto precyzyjnie ustalić zakres zadań: przeglądy stanowisk, udział w ocenie ryzyka, przygotowywanie zaleceń, współpracę przy analizie wypadków, udział w konsultacjach, analizę stanu BHP i tryb raportowania. To organizacyjne doprecyzowanie umowy, a nie zamknięty urzędowy wzór kontraktu.

Przed zleceniem zadań trzeba też sprawdzić kwalifikacje osoby, która będzie je realnie wykonywać, oraz zapewnić jej dostęp do informacji o zagrożeniach, wynikach badań środowiska pracy i zastosowanych zabezpieczeniach. Przepisy nie wymagają, aby każdy taki kontrakt nazywał się „umową o stałą obsługę BHP”; liczy się zgodność modelu z ustawą i rzeczywiste wykonanie zadań.

Jakie kwalifikacje musi mieć osoba wykonująca zadania służby BHP?

Rozporządzenie rozróżnia stanowiska służby BHP, m.in. inspektora, starszego inspektora, specjalisty, starszego specjalisty i głównego specjalisty. Wymagania zależą od poziomu stanowiska oraz wykształcenia i stażu w służbie BHP. Nie wystarczy sam tytuł „specjalista BHP” wpisany na wizytówce.

Pracownik służby BHP, osoba wykonująca jej zadania obok innych obowiązków oraz specjalista zewnętrzny powinni spełniać wymagania kwalifikacyjne właściwe dla wykonywanych zadań i posiadać wymagane szkolenie w dziedzinie BHP. Szczegółowe wymagania zostały wskazane w § 4 rozporządzenia w brzmieniu nadanym zmianą z 2004 r.

Organizacyjnie istotne jest również podporządkowanie służby BHP bezpośrednio pracodawcy. Jeżeli służba istnieje jako odrębna komórka, nie powinno się jej traktować jak dowolnego dodatkowego obowiązku działu administracji. U pracodawcy zatrudniającego specjalistę służby BHP obowiązuje także zasada, że nie należy obciążać go zadaniami innymi niż określone dla tej służby; odrębne zasady dotyczą pracownika zatrudnionego przy innej pracy, któremu powierzono jej zadania.

Za co odpowiada służba BHP, a za co pracodawca?

Zakres działań służby BHP określa przede wszystkim § 2 rozporządzenia. Obejmuje on 22 grupy zadań: od kontroli warunków pracy i informowania o zagrożeniach, przez udział w opracowywaniu dokumentów oraz ocenach ryzyka, po analizowanie stanu BHP i współpracę z lekarzem medycyny pracy.

Istotne jest rozróżnienie między zaleceniem, wnioskiem a uprawnieniem do natychmiastowego działania. Przepisy upoważniają służbę BHP między innymi do występowania do osób kierujących pracownikami z zaleceniami usunięcia zagrożeń, a w sytuacji bezpośredniego zagrożenia do niezwłocznego wstrzymania pracy maszyny lub innego urządzenia technicznego. W razie potrzeby może także wnioskować do pracodawcy o wstrzymanie pracy w zakładzie lub jego części.

Nie oznacza to jednak, że służba BHP przejmuje zarządzanie firmą. Art. 207 Kodeksu pracy pozostawia odpowiedzialność za stan BHP po stronie pracodawcy. Osoby kierujące pracownikami mają zaś własne obowiązki dotyczące bezpiecznej organizacji pracy. Dlatego dobry system wymaga współpracy, a nie przerzucania odpowiedzialności na jedną osobę.

Jednym z obowiązków służby jest przedstawienie pracodawcy co najmniej raz w roku okresowej analizy stanu BHP z propozycjami przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych. Szczegółowo wyjaśniamy to w osobnym materiale dotyczącym rocznej analizy stanu BHP.

Jak wybrać odpowiedni model obsługi BHP? Cztery praktyczne przykłady

1. Zakład z 7 pracownikami. Pracodawca może sam wykonywać zadania, jeśli ukończył wymagane szkolenie. Jeżeli nie korzysta z tej możliwości, musi zapewnić ich realizację w innym prawnie dopuszczalnym modelu.
2. Firma usługowa z 40 pracownikami. Samodzielne wykonywanie zadań zależy także od kategorii ryzyka grupy działalności. Gdy wyjątek nie znajduje zastosowania, należy zapewnić realizację zadań przez odpowiednio kompetentną osobę.
3. Zakład zatrudniający 95 pracowników. Nie ma jeszcze ustawowego obowiązku tworzenia służby BHP, ale przy braku kompetentnego pracownika możliwe jest powierzenie zadań specjaliście zewnętrznemu. Warto przygotować organizację na wzrost zatrudnienia.
4. Zakład zatrudniający 180 pracowników. Powinien utworzyć służbę BHP. Samo wykupienie abonamentu u podmiotu zewnętrznego nie zastępuje ustawowego obowiązku utworzenia służby.

Jeżeli chcesz sprawdzić nie tylko sposób organizacji służby, ale również faktyczny stan stanowisk i dokumentów, pomocny jest opis przeglądu BHP w zakładzie pracy. To inny temat niż obowiązek utworzenia służby, ale w praktyce oba obszary powinny się uzupełniać.